Dasar-dasar Penemuan Elektronik: Bagian 1 dari 2

Dasar-dasar Penemuan Elektronik: Bagian 1 dari 2

Penemuan bukanlah hal baru bagi para pengacara; Anda telah melakukannya selama bertahun-tahun dan telah mengembangkan tingkat kenyamanan dengan prosedur dan hukum kasus yang berlaku. Seperti saya, Anda juga mengikuti perkembangan terbaru dalam hukum dan memberi tahu klien Anda di awal litigasi bahwa akan ada pertanyaan untuk menyelidiki fakta klaim dan pernyataan, termasuk deposisi, dan permintaan dokumen dan bahwa mereka seharusnya’ t rusak atau hancurkan bahan-bahan ini. Anda juga mungkin berkomunikasi dengan klien Anda melalui email, bertukar draf dokumen dengan cara itu, dan bahkan mungkin mulai memindai dokumen dan menyimpannya secara elektronik di kantor Anda sendiri. Juga seperti saya, Anda mungkin tahu bahwa Anda dapat melakukan semua ini dari banyak gadget dan perangkat dari hampir di mana saja. Nah, klien kami telah melakukannya juga dan Anda sudah dilengkapi dengan kemampuan untuk melakukan e-discovery dan mungkin tidak menyadarinya.

E-discovery juga bukan hal baru; itu telah menjadi bagian terpadu dari kasus perdata di pengadilan federal kami selama beberapa tahun. Ada juga badan hukum federal yang menangani e-discovery, beberapa di antaranya mungkin Anda andalkan dalam beberapa tahun ke depan saat Florida mengembangkan badan hukumnya sendiri tentang topik tersebut. Penting untuk dicatat, bagaimanapun, bahwa Aturan Penemuan Elektronik Pengadilan Negara Bagian Florida yang baru sedikit berbeda dari Aturan Federal, jadi kasus federal yang Anda kutip harus berlaku untuk konsep yang sama yang terkandung dalam Aturan baru Florida. Dengan Aturan baru, Anda mungkin akan melihat CLE, seminar, dan Buku Putih tentang perbedaan ini, tetapi dua yang luas adalah bahwa Aturan Florida yang baru tidak memiliki persyaratan “bertemu dan berunding” wajib dan tidak memiliki komponen sanksi dari Federal Aturan.

Dalam bentuknya yang paling sederhana, e-discovery hanya mengumpulkan dan memproduksi informasi yang disimpan secara elektronik yang digunakan klien Anda untuk disimpan dalam format kertas. Ini tidak akan meniadakan penemuan kertas; itu hanya pujian itu. Bergantung pada seberapa banyak yang Anda lakukan dan berapa banyak yang ingin Anda investasikan, metode produksi Anda dapat berkisar dari sekadar mengirim data melalui email hingga menyimpan data dan dokumen ke beberapa media yang dapat dipindahkan seperti CD atau thumb drive hingga perangkat lunak dengan berbagai kecanggihan dan biaya. Metode apa pun yang Anda gunakan, tujuan dasarnya tetap sama dengan penemuan kertas; produksi bahan non-istimewa atau dilindungi responsif.

TERMINOLOGI

Akan sangat membantu untuk memahami beberapa istilah yang lebih umum dan penting yang digunakan dalam e-discovery:

ESI (Informasi yang Disimpan Secara Elektronik) – ini adalah datanya. Anggap saja sebagai tumpukan kertas lama yang dulu harus Anda periksa untuk menghasilkan dokumen yang responsif
EDRM (Electronic Discovery Reference Model) – proses e-discovery yang pada dasarnya terdiri dari mengumpulkan dan melestarikan data, memprosesnya, meninjaunya, dan akhirnya memproduksinya
De-Duping/De-Duplication – proses mengidentifikasi dan memisahkan duplikat yang benar
De-Nisting – penghapusan file sistem dan aplikasi dari ESI
Penyaringan – mempersempit pencarian data atau pencarian berikutnya
Nilai Hash – seperti nomor VIN untuk mobil, “sidik jari” unik yang ditetapkan untuk setiap file
Kata kunci – kata yang diidentifikasi/dipilih sebelumnya yang digunakan untuk mencari ESI dalam proses peninjauan
Metadata – informasi tentang data, mis. siapa yang membuatnya, mengeditnya, kapan, di komputer apa, dll.
Format Asli – format asli untuk data, seperti MS Word, yang kemudian dapat dikonversi ke format lain untuk produksi, seperti pdf atau tiff, jika sesuai
PST – file tempat email disimpan
Pelestarian – mempertahankan data asli dalam keadaan tidak berubah
Spoliasi – kehilangan atau perusakan, baik tidak disengaja atau disengaja, data yang akan menantang Hakim kami untuk membuat pemulihan yang tepat dan membuat pengadilan banding kami sibuk selama bertahun-tahun yang akan datang

TEKNOLOGI

Laju perkembangan teknologi dalam beberapa tahun terakhir ini sungguh mencengangkan. Saat saya meninjau email di tablet saya saat berada di kapal di Bahama belum lama ini, keponakan saya yang berusia dua belas tahun mengatakan bahwa dia memahami email sebagai sesuatu yang digunakan orang tua untuk mengirim dokumen bolak-balik. E-mail benar-benar hanya digunakan secara umum di masa hidupnya, tetapi beberapa tahun terakhir telah terlihat ledakan media sosial dan peningkatan bentuk komunikasi elektronik lainnya, seperti SMS. Semua teknologi ini menghasilkan dan menciptakan data yang dapat menjadi tambang emas potensial dalam litigasi apa pun dan secara dinamis dapat mengubah arah dan hasil gugatan.

Apakah Anda seorang do-it-yourselfer secara alami atau lebih memilih untuk menyewa ahli dari luar atau apa pun kasus dan klien khusus Anda, ada banyak teknologi yang tumbuh dan berkembang dengan kecepatan eksponensial untuk membantu Anda. Untuk menemukan yang pas, Anda harus melakukan sedikit riset, tidak berbeda dengan saat Anda memilih komputer atau ponsel. Organisasi, seperti Association of Certified E-Discovery Specialists telah mengumpulkan sejumlah besar informasi bermanfaat dan tepat waktu tentang perangkat lunak, vendor, dan hukum kasus. Ada juga beberapa konvensi tempat vendor-vendor ini berkumpul, seperti Konferensi ACEDS tahunan di Ft. Lauderdale.

Dasar-dasar Penemuan Elektronik: Bagian 2 dari 2

TEKNOLOGI

Teknologi yang digunakan untuk e-discovery terus berubah dan meningkat. Nah, jika itu berkembang pada tingkat seperti itu, lalu mengapa Anda perlu mendapatkan beberapa teknologi untuk membantu Anda sekarang? Sebab, seperti halnya telepon genggam dan komputer, sudah menjadi komponen praktik hukum yang tak terhindarkan. Ponsel baru keluar setiap saat, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan mengganti ponsel Anda setiap tiga bulan. Demikian pula, kemajuan baru meningkatkan cakupan dan kecepatan alat e-discovery sepanjang waktu, namun, Anda tidak perlu mengubah teknologi Anda secara teratur, tetapi hanya memiliki beberapa teknologi yang andal dan terbukti yang dapat diandalkan untuk membantu Anda dalam hal ini.

Teknologi atau perangkat lunak untuk membantu Anda dalam praktik e-discovery dapat di-host di komputer Anda atau berada di tempat lain, seperti di server vendor atau di cloud. Masing-masing opsi ini memiliki masalah keamanannya sendiri untuk melindungi data klien. Secara alami, keputusan metode mana yang akan digunakan adalah salah satu yang hanya dapat Anda buat setelah menjelajahi opsi dengan vendor. Banyak vendor menawarkan beberapa versi dari teknologi yang sama bagi mereka yang ingin menghosting sendiri atau mereka yang ingin memiliki akses jarak jauh ke data.

Sementara teknologi ada untuk membantu Anda dalam menyortir data yang dikumpulkan atau disediakan dari klien Anda dan pihak ketiga, Anda juga harus menyadari bahwa teknologi ada untuk membantu klien Anda dalam melestarikan, memelihara, dan memproduksi ESI. Untuk melengkapi perangkat lunak, tidak terlalu dini untuk mulai mendiskusikan kebijakan penahanan litigasi dengan klien Anda dan bahkan mengembangkan strategi pelatihan internal untuk karyawan dan kontraktor mereka untuk menghindari hilangnya ESI penting secara tidak sengaja.

Rute apa pun yang Anda ambil dan teknologi apa pun yang pada akhirnya Anda pilih untuk membantu Anda menangani dan memproduksi ESI, Anda akan dihadapkan pada keputusan tentang seberapa banyak kendali yang akan dilepaskan ke “otak” komputer/perangkat lunak. Saat ini, ini adalah topik hangat di pengadilan federal dan telah dibahas dalam beberapa pendapat federal baru-baru ini. Perangkat lunak yang membantu kita dalam mencari data yang sangat banyak yang memungkinkan perangkat lunak untuk membuat keputusan tentang relevansi telah disebut sebagai “penelitian berbantuan komputer”, “pengkodean berbantuan komputer”, dan “pengkodean prediktif”. Ini berbeda dengan teknologi yang menggunakan metode pencarian yang berbeda, seperti kata kunci, di mana perangkat lunak hanya mengidentifikasi kata kunci yang telah ditentukan sebelumnya dalam dokumen dan menyerahkan keputusan akhir tentang respons kepada praktisi. Jelas, metode pertama bisa dibilang pemrograman yang lebih canggih, tetapi prosesnya harus dapat diandalkan untuk dibela ke Pengadilan nanti jika masalah muncul, yang membawa kita ke masalah pertahanan.

DEFENSIBILITAS

Meskipun, saat ini, Pengadilan Negara Bagian Florida kami mungkin berada di perairan yang belum dipetakan, dapat diperkirakan dari perkembangan paralel dalam kasus federal bahwa metode pemrosesan ESI dapat dipertanyakan dalam kasus tertentu. Sementara satu argumen mungkin bahwa metode pemusnahan adalah produk kerja yang dilindungi, mungkin juga tepat bagi Pengadilan untuk menyelidiki metode yang digunakan dalam kasus tertentu untuk menentukan, misalnya, apakah pengenaan sanksi tepat atau dalam menyeimbangkan pihak mana. harus menanggung biaya produksi dari pihak atau pihak ketiga.

Dalam memilih perangkat lunak untuk membantu Anda dalam e-discovery atau vendor pihak ketiga untuk melakukan tugas ini, Anda akan ingin menanyakan metodologi yang digunakan dalam perangkat lunak dan rekam jejaknya untuk menghindari situasi yang berpotensi mahal di kemudian hari saat Anda dipanggil. untuk mempertahankan metodologi yang digunakan dalam produksi. Itu tidak berarti bahwa tinjauan berbantuan komputer atau pengkodean prediktif adalah teknologi yang tidak sesuai atau belum teruji, tetapi hanya bahwa Anda harus menyadari teknologi yang Anda gunakan tidak berbeda dengan memahami metodologi seorang ahli yang akan Anda gunakan.

JADI BAGAIMANA SEMUA INI MEMPENGARUHI ANDA?

Ini membawa kita ke pertanyaan yang sangat penting tentang mengapa Anda harus peduli tentang semua ini. E-discovery akan menjadi komponen integral dari penemuan sipil dan dengannya potensi nyata untuk berbagai sanksi.

Dalam beberapa bulan terakhir ada beberapa kasus yang sangat terlihat di mana Pengadilan menjatuhkan sanksi berdasarkan pelanggaran e-discovery. Sanksi dapat berkisar dari pengecualian bukti dan instruksi juri yang merugikan hingga temuan pasca-persidangan yang berdampak pada banding suatu pihak.

Sanksi juga dapat berupa uang dan dapat dijalankan terhadap suatu pihak atau bahkan, dalam beberapa kasus, secara langsung terhadap pengacara yang membantu dalam merahasiakan data elektronik klien. Demikian pula, produksi materi istimewa yang tidak tepat dalam e-discovery dapat dianggap sebagai malpraktik hukum. Dengan demikian, pelajaran yang dapat diambil adalah bahwa semua pengacara sekarang memiliki kewajiban baru untuk menasihati klien mereka tentang ESI dan manajemen data, oleh karena itu, para pengacara juga harus memahami bidang hukum ini.

“Dunia baru yang berani” dari e-discovery ini akan tetap ada dan harus dirangkul dan diintegrasikan ke dalam praktik semua pengacara litigasi perdata Florida. Secara konseptual tidak jauh berbeda dengan penemuan tradisional. Namun, mengabaikannya bisa berbahaya dan mahal, sementara menguasai nuansanya dapat membuat Anda lebih efisien, hemat biaya, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada klien Anda.

Forensik Komputer